Lire les réponses aux questions dans la deuxième partie de cette page.

1- Pourquoi Urkund n'offre sa licence qu'aux institutions (unités de formation, départements, établissements...) plutôt qu'aux individualités (enseignant isolé, chercheur, étudiants, doctorants...) ?
Pourquoi Urkund ne facture qu'en fonction du nombre d'auteurs (effectifs étudiants ...) et non en fonction du nombre d'enseignants ou du nombre de documents contrôlés ?

2- Puis-je transférer le rapport et/ou l'analyse à un collègue, à un auteur (étudiant, doctorant...) ?

3- En combien de temps Urkund traite un document ? (extrait le texte, comparaisons, création de l'analyse)

4- Pourquoi Urkund propose rarement plus d'une vingtaine de sources alors d'autres systèmes en proposent plusieurs dizaines voir plusieurs centaines ?

5- Est-ce qu'Urkund analyse la totalité d'un document déposé ? Même s'il comporte plus de 1000 pages ?

6- Mes déposants disposent-ils de leur droit d'auteur ? Peuvent-ils rendre le contenu de leurs documents confidentiel ?

7- Certains de mes déposants ne sont pas francophones, peuvent-ils recevoir les communications dans une autre langue que celle paramétrée pour mon établissement ou pour mon propre compte Urkund ?

8- Je souhaite déposer de nombreux documents à l'insu de mes auteurs (étudiants, doctorants) ? Comment puis-je déposer plusieurs dizaines de documents au cours d'une seule dépose ?

9- J'ai changé d'adresse électronique ou je souhaite utiliser une adresse distincte de celle renseignée dans mon compte Urkund. Je souhaite continuer à recevoir les rapports d'analyse. Que dois-je faire ?

10- Nous utilisons un compte générique Urkund avec une adresse électronique générique du type : aes-rh-M2.notreécole@analyse.urkund.com pour la collecte et le contrôle des mémoires de nos étudiants AES RH M2. Nous souhaiterions que tous les responsables de mémoires puissent recevoir les rapports d'analyse par e-mail. Comment procéder ?

11- Que dois-je communiquer à mes déposants pour qu'ils suivent correctement la procédure ?

12- Je ne souhaite plus recevoir de rapports d'analyse par e-mail. Que dois-je faire ?

13- Je ne reçois pas ou plus les rapports d'analyse par e-mail. Que dois-je faire ?

14- J'ai supprimé par mégarde des rapports d'analyse reçu par e-mail. Que dois-je faire ?

15- Puis-je redéposer un document soumis préalablement par un déposant (étudiants ...) ?

16- Y-a-t'il une taille limite pour chaque document ?

17- Puis-je supprimer physiquement un document déjà déposé ? Quel est l'objet de la "corbeille" qui apparait dans mon compte web Urkund?

18- Quand je dépose des documents depuis mon compte Urkund, une erreur apparait avant la fin du chargement ? Pourquoi ? Que dois-je faire ?

19- Quels sont les formats de documents acceptés par Urkund ?

20- Dans une analyse, une surbrillance rose parcours tout le document. Pourquoi ? Est-il possible de supprimer cette surbrillance ?

21- Les citations sont-elles exclues automatiquement lors de l'analyse du document ?

22- Les annexes et bibliographies sont-elles exclues automatiquement de l'analyse du document ?

23- Un simple document .txt a été déposé et Urkund n'a pas su interpréter correctement les caractères accentués. Pourtant Urkund dit pouvoir gérer tous les types de caractères accentués pour toutes les langues utilisant l'un des 3 alphabets suivants : latin, cyrillique ou grec
Pourquoi ces disfonctionnements apparaissent-ils ? Y-a-t'il une solution ?

24- Qu'est ce que les "metadata" qui apparaissent parfois dans l'analyse de documents au format MS Office 2007 ?

25- Pourquoi une fois les metadata nettoyées par l'équipe support d'Urkund, le nouvel l'indice de similitude se trouve fortement réduit ?

1-
Pourquoi Urkund n'offre sa licence qu'aux institutions (unités de formation, départements, établissements ...) plutôt qu'aux individualités (enseignant isolé, chercheur, étudiants, doctorants...) ?
Pourquoi Urkund ne facture qu'en fonction du nombre d'auteurs (effectifs étudiants ...) et non en fonction du nombre d'enseignants ou du nombre de documents contrôlés ?

Simplement parce que nous considérons qu’Urkund doit venir en soutien à un projet pédagogique, à une politique anti-plagiat se focalisant sur les auteurs de travaux universitaires (étudiants, doctorants...) plutôt que sur les correcteurs (enseignants...). Cette politique est rarement le fait d’un individu isolé mais plutôt d’une concertation au sein d’une unité de formation.
La finalité de cette politique anti-plagiat doit être d’encourager les auteurs de travaux universitaires à produire des travaux originaux et à développer leur capacité de recherche et d’écriture. La solution Urkund s’adresse donc d’abord à une population d’auteurs de travaux universitaires et non à une population d’enseignants.
Urkund fonctionne essentiellement grâce à son effet dissuasif et préventif sur une population d’auteurs. Urkund ne facture donc pas le nombre de documents contrôlés mais facture l’effet dissuasif et son emprise sur une population d’auteurs donnée. Cette population peut être restreinte à une seule formation spécifique de 40 étudiants, à plusieurs formations (Bachelor et Master), à un département, à une UFR, à un programme, à tout un établissement (licence full campus).

Lire la première question de la FAQ déposants traitant du même thème. Lire ici.

2-
Puis-je transférer le rapport et/ou l'analyse à un collègue, à un auteur (étudiant, doctorant...) ?

Transfert à un collègue :
Vous pouvez transférer le rapport d'analyse qu'Urkund vous aura envoyé à vos collègues. Ils pourront accéder à l'analyse et télécharger le document original depuis ce rapport sans devoir connaitre les codes d'accès de votre compte Urkund.
Vous pouvez transférer l'analyse directement à vos collègues en cliquant sur l'option depuis l'analyse elle-même. L'analyse n'est protégée par aucun code ou mot de passe. Elle sera donc très facilement accessible pour vos collègues.

Transfert à l'auteur du document lui-même :
Même si Urkund vous permet de transférer facilement le rapport ou l'analyse à un auteur (étudiants, doctorants), nous ne vous le recommandons pas pour des raisons pédagogiques importantes. Ces raisons sont largement abordées dans un document disponible dans la documentation générale (cf. Une politique anti-plagiat).

2 raisons essentielles :
1- Les analyses d’Urkund ne font que présenter des similarités et non du plagiat avéré. C'est au corps enseignant/pédagogique que revient la responsabilité de déterminer la présence de plagiat avéré. La définition du plagiat est complexe et son degré de gravité menant éventuellement à une série de sanctions graduées reste du domaine du correcteur (enseignant, professeur ...) et de la pédagogie. La compréhension et l’interprétation d’une analyse est rarement mécanique, si c'était le cas, Urkund le ferait directement lui même (par exemple : le plagiat d’un descriptif de société provenant de wikipedia ou du site même de la société n’est pas comparable au plagiat d’une problématique ou d’une conclusion récupérée sur un autre travail universitaire).
La valorisation de la qualité du travail académique et l'interprétation des résultats d'Urkund incombent exclusivement au corps professoral qui aura la maturité intellectuelle et les savoirs suffisants et non à l'étudiant ou au doctorant. C'est ensuite à l'enseignant de revenir auprès de l'étudiant concerné pour lui transmettre ses indications pédagogiques.

2- Sans accompagnement pédagogique, l'auteur (étudiant, doctorant) aura une lecture et une interprétation uniquement mécanique de l’analyse. Il se focalisera sur la technique de camouflage des passages identifiés par Urkund. L’auteur recalibrera son document en fonction du fonctionnement du système Urkund (un maquillage technique plutôt qu'une réflexion) et non pas en fonction de la méthodologie enseignée. L’objet du système anti-plagiat est totalement biaisé car il s’agit bien de forcer les auteurs à suivre une méthodologie et non de lui apprendre à éviter les mailles d’un système anti-plagiat.
L'enseignement universitaire doit rester dans son rôle d'amener les auteurs à produire des travaux originaux et à développer des capacités de recherche et d'écriture. C'est une tache qui incombe au corps enseignant, Urkund le supporte dans cette tache mais il nous semble important de souligner qu'Urkund ne peut pas et ne doit pas se substituer aux enseignants.

En conclusion, le transfert de l'analyse d'Urkund à l'auteur d'un travail universitaire est certainement une excellente manière de simplifier la tache du correcteur en le déchargeant de ses "obligations" pédagogiques.
Cependant nous considérons que c'est une erreur pédagogique importante que de laisser l'auteur d'un document recalibrer son document en fonction de la grille d'analyse d'Urkund. La valeur du travail académique réalisé dans ces circonstances pourra être sujette à discussion.

3-
En combien de temps Urkund traite un document (extraction texte, comparaisons, analyse) ?

URKUND traite un document et finalise l'analyse de ce document en quelques minutes. Ce traitement dépasse rès rarement plus de 10 minutes.

En revanche, il existe une file d'attente de documents à traiter qui en règle générale ne dépasse pas 5 minutes en début de journée et s'allonge au fil de la journée pour atteindre de 30 minutes à une heure en début de soirée.
En période de pointe (mars, mai, novembre), cette file d'attente peut dépasser plusieurs heures, très rarement plus d'une dizaine d'heures.

URKUND garantit la remise de l'analyse en 24 heures.

4-
Pourquoi Urkund propose rarement plus d'une vingtaine de sources alors que d'autres systèmes en proposent plusieurs dizaines voir plusieurs centaines ?

Dès sa création en 2000, Urkund a pris le pari de la synthèse, de la pertinence et de l'automatisme afin d'aider les correcteurs à rapidement approfondir chaque document sans perdre de temps à supprimer manuellement des paragraphes ou des sources sans intérêt.
Urkund n'est donc certainement pas un outil enclin à l'exhaustivité mais plutôt qui recherche en permanence le gain de synthèse et de pertinence en minimisant toujours l'intervention manuelle du correcteur.

Si vous recherchez de l'exhaustivité, de très bons moteurs de recherche vous y aideront parfaitement.

Urkund ne perçoit pas d'intérêt pédagogique à rechercher l'exhaustivité des sources. L'objet premier d'Urkund est d'apporter la preuve qu'un travail universitaire n'a pas été élaboré selon une méthodologie duement enseignée (citations, annotations ...) ou n'a pas le seau de l'authenticité intellectuelle, c'est à dire n'atteint pas le niveau de production d'écriture minimum ou suffisant aux yeux du correcteur.
Ce qui importe réellement, c'est de démontrer le manque de rigueur dans le suivi d'une méthodologie enseignée ou le manque de travail de recherche et de production d'écriture de la part d'un auteur.

Même s'il ne sera jamais possible de déterminer avec certitude les sources primaires réellement utilisées dans l'élaboration d'un document, Urkund, avec sa pertinence et sa synthèse, essaye de s'en rapprocher.

Nous ne pensons pas sérieusement qu'un des critères de qualité d'un système anti-plagiat puisse être déterminé par la quantité de sources proposées.

5-
Est-ce qu'Urkund analyse la totalité d'un document déposé ? Même s'il comporte plus de 1000 pages ?

Oui, Urkund analyse 100% du contenu d'un document déposé. Le nombre de pages et de caractères n'est pas limité. Urkund analyse chaque semaine plusieurs centaines de thèses issues de nos établissements utilisateurs européens comportant entre 900 000 et 1 000 000 de mots. Cela représente pour chaque thèse entre 5 et 6 millions de caractères (hors caractère espace), entre 60 000 et 80 000 lignes et entre 1200 et 1500 pages.

Le poids d'un document de ce type (avec peu d'images insérées) représente 6 à 7 Mo. Urkund limite chaque document à une taille de 30 Mo au delà duquel nous demandons au déposant ou au correcteur de nous faire parvenir le document afin que nous le traitions séparément.
Urkund peut traiter séparément des documents ayant un poids maximum de 100 Mo. Pour tous documents ayant un poids supérieur, il est demandé de scinder le document en 2 fichiers séparés.

6-
Mes déposants disposent-ils de leur droit d'auteur ? Peuvent-ils rendre le contenu de leurs documents confidentiel ?

Oui, vos déposants sont responsables de leur droit d'auteur. Lors de la dépose, un accusé de réception leur notifie que les documents déposés ont bien été pris en compte. Cet accusé de réception comporte l'option leur permettant de rendre confidentiel le contenu de leur document (opt-out). Une fois le contenu du document rendu confidentiel, plus personne ne peut ni le visualiser ni le télécharger, à l'exception de vous-même, leur correcteur.

Notez que les documents rendus confidentiels restent physiquement sur les serveurs d'Urkund et continueront d'être comparés aux nouvelles déposes. Rendre confidentiel un document ne le soustrait aucunement aux futures comparaisons avec les nouveaux documents déposés.

Si vous déposez vous-même les documents à l'insu de vos auteurs, vous prenez la responsabilité et assumez l'exécution de leur engagement, s'il existe, de rendre confidentiel le contenu de leurs documents. Rappelez-vous que c'est une charge et une responsabilité en plus. C'est une des raisons pour laquelle Urkund vous incite à impliquer vos auteurs dans la dépose de leurs documents plutôt que de déposer vous-même leurs documents à leur insu.

7-
Certains de mes déposants ne sont pas francophones, peuvent-ils recevoir les communication dans une autre langue que celle paramétrée pour mon établissement ou pour mon compte Urkund ?

Oui, vos déposants peuvent choisir la langue dans laquelle ils recevront les communications Urkund (Accusés de réception, erreur de dépose, confirmation de confidentialité d'un contenu etc...) indépendamment de la langue paramétrée par défaut sur votre compte ou sur le compte de votre établissement.
Pour se faire, vos déposants devront dans un premier temps déposer un premier document et recevoir un premier accusé de réception. Depuis cet accusé de réception un lien leur est proposé pour renseigner leur nom et prénom ainsi que pour modifier la langue dans laquelle ils souhaitent recevoir les futures communications.

Urkund se développe chaque jour et propose actuellement (06/2009) 11 langues à vos étudiants (norvégien, suédois, finlandais, danois, anglais, allemand, français, portugais, espagnol, italien, russe).

8-
Je souhaite déposer de nombreux documents à l'insu de mes auteurs (étudiants, doctorants) ? Comment puis-je déposer plusieurs dizaines de documents au cours d'une seule dépose ?

Si votre établissement possède une licence excellence, nous vous incitons à déposer vos documents depuis votre messagerie électronique. Vous pourrez déposer un grand nombre de documents (plusieurs dizaines et même plusieurs centaines) en une seul dépose (une seule soumission).
Seule la capacité de votre messagerie limitera le nombre de documents à déposer. Gmail propose à titre indicatif un maximum de 20 Mo au total par e-mail.
Vous recevrez un accusé de réception ainsi qu'un rapport d'analyse pour chaque document déposé.

Pour vous éviter de recevoir un trop grand nombre de rapports par e-mail, vous avez le loisir de "zipper" vos documents en un seul et unique document ayant le format .zip. Vous recevrez alors un unique rapport d'analyse consolidant tous les résultats des documents déposés.

9-
J'ai changé d'adresse électronique ou je souhaite utiliser une adresse distincte de celle renseignée dans mon compte Urkund. Je souhaite continuer à recevoir les rapports d'analyse. Que dois-je faire ?

Vous devez modifier les paramètres de votre compte Urkund en visitant www.urkund.fr/login. Entrez vos identifiants et sélectionnez "settings" puis "edit". Modifiez l'adresse électronique renseignée par la nouvelle adresse électronique de votre choix. Validez.
À partir de cette modification vous recevrez toute les communications en tant que correcteur à l'adresse nouvellement renseignée.8- Je souhaite déposer de nombreux documents à l'insu de mes auteurs (étudiants, doctorants) ? Comment puis-je déposer plusieurs dizaines de documents au cours d'une seule dépose ?

10-
Nous utilisons un compte générique Urkund avec une adresse électronique générique du type : aes-rh-M2.notreécole@analyse.urkund.com pour la collecte et le contrôle des mémoires de nos étudiants AES RH M2.
Nous souhaiterions que tous les responsables de mémoires puissent recevoir les rapports d'analyse par e-mail. Comment procéder ?

Urkund ne permet pour l'instant d'associer qu'une seule adresse électronique à un compte Urkund.

Cependant pour diffuser plus largement les rapports d'analyse Urkund à plusieurs correcteurs, vous devrez demander la création d'une liste de distribution à votre CRI.

L'adresse pourra prendre la forme suivante : aes-rh-m2@votreécole.fr ou memoire@votreécole.fr

Vous aurez informé votre CRI des adresses électroniques de tous les correcteurs devant recevoir les rapports d'analyse de cette formation.

Vous associerez cette adresse au compte générique Urkund dédié aux étudiants d'AES RH M2. Tous les rapport d'analyse seront envoyés à cette adresse électronique. Cette adresse étant une liste de distribution, tous les correcteurs inscrits par votre CRI sur cette liste recevront les rapports d'analyse simultanément.

Avec un seul compte générique, tous les correcteurs (responsable de mémoires, de stage, enseignants, vacataires, etc.) recevront simultanément les rapports d'analyse

À titre exceptionnel, nous pouvons créer provisoirement des listes de distributions. Cependant, comme vos adresses électroniques de correcteurs changent d'une année universitaire à l'autre, nous ne souhaitons pas remplacer le service de votre CRI et nous vous demandons de vous adresser à leurs services.

11-
Que dois-je communiquer à mes déposants pour qu'ils suivent correctement la procédure ?

Téléchargez nos recommandations (depuis la documentation générale) ou directement en cliquant ici.

Communiquez-leur l'adresse de dépose Urkund. Elle peut se présenter de 2 manières:
- soit générique liée à une formation, une année (L2, M1...) : aes-rh-M2.ecole@analyse.urkund.com
- soit nominative et personnelle : prenom.nom.ecole@analyse.urkund.com

Communiquez-leur les modalités de dépose :
- la date et l'heure butoir
- rappelez-leur les sanctions encourues pour plagiat avéré, tentative de se soustraire au contrôle, retard ou absence de soumission
- optionnellement, ajoutez l'obligation d'imprimer l'accusé de réception et de l'agrafer à la copie papier. Cela vous permettra de vous assurer plus facilement que vos auteurs aient bien soumis en temps et en heure leurs documents sur Urkund.
- Vous pouvez leur remettre la procédure standard en ligne : www.urkund.fr/deposant.htm, ou télécharger le document word depuis la documentation générale afin dans modifier le contenu avant de leur remettre.
- Pour répondre à leur question, vous pouvez les informez de la FAQ disponible ici : www.urkund.fr/deposantfaq

12-
Je ne souhaite plus recevoir de rapports d'analyse par e-mail. Que dois-je faire ?

Vous devez modifier les paramètres de votre compte Urkund en visitant www.urkund.fr/login. Entrez vos identifiants et sélectionnez "settings" puis "edit" . Inhibez la sélection "recevoir les rapports par e-mail". Validez.
À partir de cette modification vous ne recevrez plus aucun rapport d'analyse par e-mail.

13-
Je ne reçois pas ou plus de rapports d'analyse par e-mail. Que dois-je faire ?

Vérifiez :
- que vos collègues reçoivent correctement les leurs. Si ce n'est pas le cas, votre service informatique bloque certainement l'entrée des messages électroniques en provenance de nos serveurs. Contactez-les en leur demandant de laisser passer les e-mails en provenance des domaines www.urkund.com et www.urkund.se
- si vous recevez vos analyses sur une messagerie de particulier du type "orange.fr, free.fr etc...", vérifiez que votre anti-spam n'élimine pas vos rapports.
- vérifiez que les paramètres de votre compte Urkund comportent votre adresse électronique correctement orthographiée
- vérifiez que l'option "Rapport par e-mail" présente dans les paramètres de votre compte Urkund soit correctement sélectionnée.

Nous rappelons que les licences enseignement LDE (Licence Découverte) ne proposent pas l'option du push e-mail. Les utilisateurs de ces licences doivent se connecter à leur compte web Urkund pour accéder à leurs analyses et documents originaux.

Si vous n'arrivez pas à récupérer vos rapports d'analyse envoyés par e-mail, vous pouvez toujours retrouver les analyses et documents originaux en vous connectant à votre compte et en cliquant ici.
Si vous avez perdu vos codes d'accès, cliquez ici. Vous devrez fournir votre adresse électronique actuellement renseignée dans les paramètres de votre compte Urkund. Si vous ne la connaissez pas, demandez à l'administrateur Urkund de votre établissement.

14-
J'ai supprimé par mégarde des rapports d'analyse reçus par e-mail. Que dois-je faire ?

Urkund ne peut vous renvoyer à plusieurs reprises vos rapports d'analyse. Cependant, vous pouvez toujours retrouver les analyses et documents originaux en vous connectant à votre compte et en cliquant ici.

Si vous avez perdu vos codes d'accès, cliquez ici. Vous devrez fournir votre adresse électronique actuellement renseignée dans les paramètres de votre compte Urkund. Si vous ne la connaissez pas, demandez à l'administrateur Urkund de votre établissement.

15-
Puis-je redéposer un document soumis préalablement par un déposant (étudiants ...) ?

18-
Quand je dépose des documents depuis mon compte Urkund, une erreur apparait avant la fin du chargement ? Pourquoi ? Que dois-je faire ?

Effectivement, tous les navigateurs donnent une erreur "time out" (temps dépassé) après plus 100 secondes d'inactivité. Selon la vitesse de votre internet vous pourrez charger des documents ayant une taille de 3.5 à 5 Mo. Dans tous les cas, après 100 secondes, si votre document n'est pas entièrement chargé, une erreur apparaitra automatiquement.
Si votre établissement possède une licence excellence, nous vous incitons à déposer vos documents depuis votre messagerie électronique. Vous serez uniquement limité par les capacités de votre messagerie. À titre indicatif, le webmail gmail autorise 20 Mo de documents joints.

Si vous avez plusieurs documents à déposer, joignez-les à votre message. Si vous souhaitez consolider vos rapports d'analyse (pour éviter de recevoir trop de rapports par e-mail) vous pouvez aussi zipper vos documents.
Rappelez-vous qu'effectuer les déposes par vous-même n'est pas recommandé et qu'il est préférable d'impliquer directement les auteurs des travaux universitaires.

19-
Quels sont les formats de documents acceptés par Urkund ?

.doc, .docx, .odt, .sxw, .txt, .ppt, .pps, .xls, .xlsx, .ods, .odf, .rtf, .pdf (généré par Adobe Acrobat), .pdf (généré par LateX), .html, .htm, .sxd, .odp, , ainsi qu'une vingtaine d'autres formats plus spécifiques.

De nombreux logiciels open source ou gratuits proposent la création de document PDF. Cependant ces documents PDF ne suivent que rarement toutes les spécifications d'Adobe auxquelles Urkund se réfère pour extraire et convertir le contenu des documents déposés.
Pour éviter ces problèmes d'extraction et de conversion, n'utilisez pas ces logiciels (Liste non exhaustive : PDF Creator, Quartz PDFContext pour Mac OS, Ghostscript ...)

20-
Dans une analyse, une surbrillance rose parcours tout le document. Pourquoi ? Est-il possible de supprimer cette surbrillance ?

La surbrillance qui apparait dans l'analyse est uniquement indicative. Elle aide à mieux visualiser le texte mis entre guillemets par l'auteur. Cette fonctionnalité prend en compte les standards ISO des guillemets des différents pays européens.
Si l'auteur n'a pas correctement utilisé les guillemets selon le standard ISO (anglais, allemand, français etc.) notamment pour ouvrir, fermer ou imbriquer des guillemets dans d'autres guillemets, le système ne peut interpréter correctement le sens de guillemets. Il en résulte une surbrillance inadéquate.

Afin de ne pas gêner le correcteur dans sa lecture, il est possible de désélectionner l'option de surbrillance dans le menu déroulant des options. Une désélection de cette fonction fait disparaitre la surbrillance.

21-
Les citations sont-elles exclues automatiquement lors de l'analyse du document ?

Non, les citations, c-à-d. le texte mis entre guillemets, ne sont pas exclues lors de l'analyse. Cependant le système vous permet de visualiser le texte mis entre guillemets afin de mieux apprécier le travail d'écriture de l'auteur.
En premier lieu, il est difficile d'identifier de manière fiable le texte entre guillemets du fait de l'existence de différents standard ISO européens s'agissant de la syntaxe des guillemets (cf. faq nº19 ci-dessus) mais aussi parce que ces standards ne sont pas toujours respectés par les auteurs. D'autre part, un auteur pourrait volontairement encadrer son travail de guillemets "blanche" et donc transparente, pour soustraire, à l'insu de son correcteur, une grande partie sinon la totalité de son travail au contrôle d'Urkund.

22-
Les annexes et bibliographies sont-elles exclues automatiquement de l'analyse du document ?

Non, les annexes et bibliographies ne sont pas exclues automatiquement lors de l'analyse. Il existe quelques standards notamment américains (MLA, APA, LSA etc. que vous pouvez découvrir en visitant la page suivante http://www.library.american.edu/subject/citation.html) trop peu utilisés en Europe par les auteurs pour qu'Urkund puisse les identifier de manière fiable. Vous trouverez de nombreuses informations sur comment insérer une bibliographie avec l'éditeur Word 2007 dans ces différents standards (http://blogs.msdn.com/microsoft_office_word/archive/2007/12/14/bibliography-citations-1011.aspx)

Nous suggérons dans nos premières recommandations (cf. documentation générale, au début de cette même page ou directement en cliquant ici) une séparation du travail d'écriture du reste (énoncé, annexes, bibliographie etc.). En demandant aux auteurs de déposer leur travail en document séparés, vous obtenez une meilleure pertinence dans l'analyse du travail d'écriture de vos auteurs. Vous limitez le bruit créé par les annexes et bibliographies.
Vous pourrez très prochainement (1er trimestre 2010) exclure manuellement et individuellement chaque source et passage de texte que vous ne souhaitez pas analyser dans un document. Cette fonctionnalité vous permettra d'exclure le bruit des annexes et bibliographies. Cependant, cette tache restera manuelle et donc une source de travail supplémentaire.

23-
Un simple document .txt a été déposé et Urkund n'a pas su interpréter correctement les caractères accentués.
Pourtant Urkund dit pouvoir gérer tous les types de caractères accentués pour toutes les langues utilisant l'un des 3 alphabets suivants : latin, cyrillique ou grec
Pourquoi ces disfonctionnements apparaissent-ils ? Y-a-t'il une solution ?

À la différence des autres types de format (.odt, .doc, .pdf, .html), le format .txt est un format brut de code source sans meta-data indiquant le type d'encodage des caractères.
Pour cette raison, il n'y a pas de méthode universelle et fiable pour détecter le type de codage des caractères utilisés dans les fichiers .txt.
Un fichier .txt créé depuis un système d'exploitation windows en langue chinoise ne sera pas le même qu'un fichier créé depuis un système en langue grecque, géorgienne, serbe ou turque. Ouvrir le même fichier .txt sur un autre système d'exploitation peut produire des erreurs d'interprétation des caractères accentués. Cela arrive parfois sur des pages web mal encodées ou ayant un codage des caractères incompatibles avec la configuration de votre navigateur. Vous pouvez alors modifier manuellement le type d'encodage (menu : voir/encodage caractères/ etc...) de votre navigateur.
Si la détection automatique ne se fait pas correctement, le système d'exploitation utilisera son encodage régional par défaut. Windows utilise l'encodage "windows-1252" compatible avec ISO-8859-1 pour les pays occidentaux (Standard Western Encoding).
Urkund n'offre pas la possibilité de modifier manuellement le type d'encodage des caractères. Urkund essaye lors de la convertion initiale des documents nécessaire à leur traitement (extraction, comparaison) de reconnaitre automatiquement l'encodage des caractères du fichier. Si cette conversion ne permet pas cette reconnaissance automatique, le traitement se fera avec l'encodage par défaut "windows-1252"/compatible ISO-8859-1. Ce problème peut être le fait d'une sauvegarde depuis un autre type de système d'exploitation - Linux, Androïd, Unix, Mac - ou d'un système utilisant un autre language.
Il apparait clairement que ce traitement par défaut occasionne une erreur d'interprétation des caractères accentués quelque soit la langue ou l'alphabet.

En interne, Urkund utilise des formats unicodes qui supportent tous les fichiers et fonctionnent avec quasiment tous types de caractères et d'alphabets. Malheureusement, ces encodages unicodes ne sont d'aucune aide lorsque la conversion initiale est incapable de reconnaitre l'encodage des caractères.
Nous pourrions bien évidemment modifier l'encodage par défaut actuellement "windows-1252" par un unicode UTF-8 qui accepterait certainement plus de caractères accentués que l'encodage "windows-1252". Il y aurait donc une amélioration pour certains fichiers .txt comportant des caractères accentués mais de manière générale, le problème d'encodage resterait présent car l'UTF-8 n'est pas l'encodage par défaut dans tous les systèmes d'exploitation (linux, mac, ...), ne l'est pas non plus sur de nombreuses applications (PDF LateX etc.) et enfin de nombreux utilisateurs continueront d'envoyer leurs documents sauvegardés avec d'autres types d'encodages de caractères. Dans les 2 cas, le problème reste donc entier.

C'est donc malheureusement un choix d'encodage de caractères difficile à faire. Le choix d'Urkund suit le choix du plus grand nombre et pour l'instant l'encodage de caractères "windows-1252" compatible ISO-8859-1 reste l'encodage le plus utilisé par les utilisateurs d'Urkund.

Il n'y a aucune solution technique fiable pour résoudre ce problème autre que de spécifier explicitement l'encodage utilisé dans le document lui-même (meta-data), une chose impossible à réaliser avec un fichier .txt.

L'unique solution est de soumettre vos documents dans un format qui permette d'interpréter correctement l'encodage des caractères (rtf, odt, doc, pdf, html, etc...). Il vous suffit pour cela, de sauvegarder vos document au format .txt dans un autre format (par exemple .odt ou .docx).

24-
Qu'est ce que les "metadata" qui apparaissent parfois dans l'analyse de documents au format MS Office 2007 ? Pourquoi une fois nettoyé de ces metadatas, l'indice de similitude se réduit fortement ?

Les "metadata" correspondent à du code source dont l'objet est de véhiculer de manière transparente pour l'utilisateur (invisible pour l'utilisateur) des informations relatives à un objet ou un document.

Ainsi chaque page web à des metadata qui lui sont propres, il en va de même pour un document Word ou Excel de Microsoft Office. Les metadata font parties de la structure de la plupart des documents.

Les dernières version de MS Word et MS Excel (2007) dont l'extension est .docx ou .xlsx comportent un certain nombre de fichier incorporés écrit le plus généralement en code "Open XML".

Ces metadata servent par exemple à standardiser l'insertion d'une bibliographie, d'une note de bas de page etc... Elles sont normalement invisibles pour l'utilisateur et ressemblent généralement à ça :



Il arrive pour des raisons complexes souvent dues à la structure même du document que ces metadata soient extraites conjointement avec le contenu textuel du document à controler et analyser. Ainsi, au lien de n'extraire et analyser que le texte produit par l'auteur d'un document, des metadata se mêlent au texte de l'auteur et deviennent apparentes.

Il y a de très fortes chances qu'auparavant, un autre document comportant presque les mêmes metadata ait été analysé par Urkund et qu'il soit dans ses archives. Il en découle des similarités de metadatas sans intérêt entre 2 documents augmentant d'autant l'indice de similarités.
Ces cas sont particulièrement rares puisque nous identifions moins de 1% de cas sur 100 documents au format MS Word 2007.

Si vous décelez la présence de metadata dans un de vos documents analysés, n'hésitez pas à contacter notre équipe pour qu'elle nettoye le document de ces metadatas afin d'obtenir un indice de similarité plus pertinent.

25-
Pourquoi une fois les metadata nettoyées par l'équipe support d'Urkund, le nouvel indice de similitude se trouve fortement réduit ?

Il arrive que des metadatas proviennent d'objets insérés (tableau ou graphique excel inséré) dans un document word. La structure interne du document Word en devient très complexe et provoque parfois l'apparition (lors de l'extraction du texte) d'une partie du code source du document normalement invisible aux yeux de l'auteur.
Dans ces cas particuliers l'analyse n'est d'ailleurs pas du tout accessible. Votre navigateur est dans l'impossibilité d'ouvrir l'analyse du fait d'un trop grand nombre de ligne à afficher.

Pour remédier à ce problème, contactez notre équipe technique qui nettoyera les metadata liées aux tableaux excel, graphiques et permettra à votre navigateur de correctement ouvrir l'analyse.

En rêgle générale suite à ce nettoyage, l'indice de similitude s'en trouve fortement réduit. Effectivement, le code source d'un objet inséré peut correspondre à une quantité de texte qui peut être relativement importante en comparaison au texte produit par l'auteur. Il pourra ainsi représenter 50 % voir même 80% de la totalité du texte. Si ce code source est similaire à des archives d'Urkund, l'indice initial de similarité sera alors proche de 80%.
Une fois le document nettoyé, le nouvel indice de similitude peut parfaitement tomber à 0% si la seule similarité identifiée était liée à ce code source apparent.

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Qu'est-ce que je dois faire si je reçois un alerte concernant l'expiration de java-script dans mon analyse?

Parfois, et seulement dans des cas très rares, le java-script expire. Et on Ce problème est causé par trop de métadata trop dans le document ou avec un document qui est inhabituellement grand.

Le navigateur sera alors automatiquement annoncé un avertissement, qui avertit que ce document pourrait accabler son stockage en mémoire.

De tels cas se produisent surtout à des thèses de doctorat avec plus de 1000 pages. Il suffit de cliquer sur «Continuer» pour voir l'analyse ou alternativement "close" pour arrêter l'analyse.