Communiquez cette page à vos déposants (étudiants, doctorants, ...) notamment en l'insérant sur votre environnement ENT/LMS. Cette page est accessible depuis : www.urkund.fr/deposantfaq

Cette FAQ est aussi disponible en PDF ici en français et ici en anglais.

NOTE IMPORTANTE
Certains déposants/auteurs s'attendent à recevoir d'autres communications outre leur accusé de réception, notamment le rapport comportant les résultats de l'analyse de leurs documents.
Il n'en est rien.
Urkund n'informe pas directement les auteurs (étudiants et doctorants) des résultats obtenus. C'est votre correcteur qui reçoit les résultats d'analyse de chaque document déposé. C'est à votre correcteur de juger de l'opportunité et de la manière de vous informer ou non des résultats d'analyse d'Urkund.

1- Puis-je obtenir une licence Urkund à titre individuel pour vérifier mon travail universitaire et ainsi éviter un contrôle positif lors de la dépose officielle de mon document sur un système anti-plagiat ?

2- Pourquoi zipper mes documents ? Est-ce obligatoire ?

3- Un ami peut-il déposer mon ou mes documents depuis sa propre messagerie électronique pour me dépanner ?

4- Comment déposer un document réalisé par plusieurs auteurs (travail de groupe) ?

5- Puis-je utiliser différentes messageries (gmail, gmx, voila, free, yahoo, hotmail, laposte, de l'établissement universitaire, etc) pour mes déposes de documents ?

6- Puis-je redéposer ou envoyer plusieurs fois un même document (resoumissions) ?

7- Puis-je ajouter du texte dans l'objet du message (e-mail) ?

8- Puis-je ajouter du texte dans le corps du message (e-mail) ?

9- Puis-je séparer mon travail de mes annexes lors d'une même dépose ?

10- Quand vais-je recevoir l'e-mail confirmant la correcte prise en compte de mon/mes document(s) ?

11- Combien de confirmations vais-je recevoir ?

12- Doit-on conserver les confirmations et si oui, combien de temps ?

13- Puis-je modifier la langue des communications qui me sont envoyées par Urkund ?

14- Pourquoi renseigner son nom et prénom après une première soumission pour chacune des messageries utilisées ?

15- Mes documents peuvent-ils comporter des images et des tableaux ?

16- Y-a-t'il une taille limite pour chaque document ?

17- Quels sont les formats de documents acceptés par Urkund ?

18- Puis-je disposer de mon droit d'auteur ? Puis-je rendre le contenu de mon document confidentiel

19- Je souhaite que mon document soit supprimé physiquement des serveurs d'Urkund ?
Quel est mon droit s'agissant de la suppression de mon document ?

20- Quand vais-je recevoir les résultats de l'analyse de mes documents ?

1-
Puis-je obtenir une licence Urkund à titre individuel pour vérifier mon travail universitaire et ainsi éviter un contrôle positif lors de la dépose officielle de mon document sur un système anti-plagiat ?

Non, Urkund ne s'adresse pas aux individualités (chercheurs, enseignants, doctorants, étudiants...) mais aux institutions universitaires et scolaires (unités de formation, départements, établissements ...). Urkund est un système qui vient en soutien à un projet pédagogique et à une politique anti-plagiat établis au sein d'une institution.

Pour des raisons de déontologie pédagogique, Urkund ne peut commercialiser ou offrir gracieusement ses services afin de permettre à certains auteurs de se soustraire aux procédures et règles académiques décidées par leur institution universitaire. Ces règles et procédures doivent s'appliquer à tous les auteurs issus d'un même établissement pour préserver l'égalité des chances et le traitement égalitaire face au contrôle du plagiat scolaire. C'est à l'institution universitaire et scolaire de décider de l'accès ou non à ces outils pédagogiques. Urkund ne peut se permettre d'interférer dans ces décisions à l'insu de ces institutions.

De même parce que le modèle Urkund est basé sur l'indexation de tous les documents déposés, tout document déposé une première fois sur Urkund, sera comparé systématiquement à toutes les nouvelles versions de ce même document déposées ultérieurement. Un auteur qui dépose son travail universitaire afin de "recalibrer" ou de "maquiller" son travail à l'insu de son correcteur prend le risque de devoir apporter des explications difficilement justifiables à son correcteur lors de la remise officielle de son travail dont le contenu sera fortement similaire au document déposé antérieurement par ses propres soins. L'exclusion automatique de travaux issus d'un même auteur ne s'applique que lorsqu'il s'agit d'une dépose sur un même compte correcteur. La dépose de documents sur différents comptes correcteurs ne permet pas l'exclusion automatique des documents antérieurs.

Les chercheurs désireux d'obtenir une licence pour vérifier leurs travaux de recherche et publications peuvent s'adresser à leur laboratoire de recherche qui pourra obtenir une licence libre et gratuite au nom de leur laboratoire.

De la même manière, les enseignants doivent proposer à leur responsable de formation l'acquisition d'une licence Urkund.

Les doctorants devront s'adresser à leur directeur de thèse.

Les étudiants désireux de vérifier leur rapport de stage, mémoire de fin d'études ou tout autre document devront s'adresser à leur responsable de stage, directeur de mémoire, tuteur, afin de déposer ou redéposer sur le même compte correcteur un travail modifié ou non. De cette manière les versions déposées précédemment seront automatiquement exclues lors de l'analyse (évitant les doublons). S'il s'agit d'une première version, alors les versions déposées ultérieurement ne seront pas comparées avec les versions précédentes. Encore une fois, si le compte correcteur n'est pas le même, tous les documents seront comparés entre eux provoquant des similarités réciproques.

2-
Pourquoi zipper mes documents ? Est-ce obligatoire ?

Zipper vos documents facilite la gestion de vos documents par votre correcteur. Votre correcteur reçoit un rapport d'analyse dans sa messagerie électronique. Si vous joignez 4 documents à votre e-mail, votre correcteur recevra 4 rapports d'analyse par e-mail, donc précisément 4 e-mails.
Si vous zippez vos 4 documents au sein d'un seul et unique fichier zip, votre correcteur ne recevra plus qu'un seul email comportant les résultats consolidés de vos 4 documents (un rapport cluster). La lecture n'en sera que plus facile.

Votre correcteur verra ainsi d'un clin d'oeil le résultat de votre document principal (partie rédigée) et de vos différentes annexes bibliographiques.

Ce n'est aucunement obligatoire si les modalités de dépose remises par votre établissement ou votre correcteur ne vous l'imposent pas.

3-
Un ami peut-il déposer mon ou mes documents depuis sa propre messagerie électronique pour me dépanner ?

Non, il est interdit qu'un ami puisse soumettre à votre place votre ou vos documents. Il est important que vous compreniez que vous êtes l'auteur de votre travail. Vous devez donc envoyer vos documents vous-mêmes depuis votre propre messagerie électronique.

Retenez l'adage suivant :

Exception : Dans le cas d'un travail de groupe, le groupe est considéré comme étant l'auteur du ou des documents. Un des étudiants du groupe sera désigné pour soumettre le ou les documents au nom du groupe depuis sa messagerie électronique.

4-
Comment déposer un document réalisé par plusieurs auteurs (travail de groupe) ?

Dans le cas d'un travail de groupe, le groupe est considéré comment étant l'auteur. Un des étudiants du groupe devra être désigné pour déposer le ou les documents au nom du groupe depuis sa messagerie électronique.

Les règles de dépose (cf. FAQ nº3, nº5, nº6 etc.) s'appliquent de la même manière que pour un travail individuel.

5-
Puis-je utiliser différentes messageries (gmail, gmx, voila, free, laposte, de mon établissement universitaire, etc.) pour mes déposes de documents ?

Non, s'il s'agit d'un même document (modifié ou non), en d'autres termes s'il s'agit d'une resoumission. Votre document précédemment soumis avec une messagerie différente sera considéré comme provenant d'un autre auteur. Ce document sera alors comparé avec la nouvelle version récemment envoyée. URKUND identifiera alors une très grande similitude entre vos versions de documents et alertera votre examinateur/correcteur. Utilisez toujours la même messagerie pour redéposer votre ou vos documents même comportant des modifications (cf. FAQ suivante).

Oui, à la seule condition que ce ne soit pas une resoumission. C'est-à-dire que ce ne soit pas un même document à renvoyer (modifié ou non).

Vous pouvez changer de messagerie autant de fois que vous le souhaitez chaque fois qu'il s'agit d'un document totalement nouveau à déposer.

Rappelez-vous de l'adage :

Un document (modifié ou non) = Un auteur = Une seule et unique messagerie

6-
Puis-je redéposer ou envoyer plusieurs fois un même document (resoumissions) ?

Oui, en utilisant toujours la même messagerie électronique, vous pouvez renvoyer autant de fois un ou plusieurs mêmes documents (modifiés ou non) préalablement déposés et ceci sans limitation dans le temps. Le nom du ou des documents n'a pas d'importance, il peut être identique ou distinct. Les documents déposés depuis une même messagerie ne sont jamais comparés entre eux.

Cependant, si vous pouvez modifier vos documents et les redéposer en les renvoyant, cette pratique n'est pas conseillée ou du moins est à employer avec parcimonie car elle peut induire en erreur votre enseignant qui éventuellement ne prendra pas en compte la dernière version de votre travail.

Assurez-vous donc que votre examinateur/correcteur soit clairement au courant de votre dernière soumission.

7-
Puis-je ajouter du texte dans l'objet du message (e-mail) ?

Il n'est pas conseillé aux étudiants d'ajouter du texte dans l'objet autre que le code d'enseignement car votre e-mail n'ira dans aucune messagerie électronique, il sera simplement traité de manière automatique par Urkund. Votre objet ne pourra pas être lu.

De plus il peut perturber le traitement du système si vous insérez le code d'enseignement dans un texte sans ajouter d'espace avant et après les crochets.

Votre examinateur/correcteur ou l'administration de votre établissement pourra dans ce cas vous demander de renvoyer correctement vos documents.

8-
Puis-je ajouter du texte dans le corps du message (e-mail) ?

Il n'est pas conseillé aux étudiants d'ajouter du texte, une note explicative ou informative à destination de l'examinateur/correcteur car votre e-mail n'ira dans aucune messagerie électronique, il sera simplement traité de manière automatique par Urkund. Ainsi votre note ne pourra pas être lue.

Si vous avez un point particulier à préciser à votre examinateur/correcteur concernant votre travail, envoyez-lui un e-mail directement sur sa messagerie.

9-
Puis-je séparer mon travail de mes annexes lors d'une même soumission ?

Si votre examinateur/correcteur ne vous a pas donné de consignes particulières, vous pouvez soumettre vos annexes dans un fichier séparé de votre production rédactionnelle (rapport, mémoire, recherche, thèse etc.). Cette méthode à l'avantage de présenter à votre examinateur/correcteur un taux de similitude de votre travail sans le mêler à celui de vos annexes qui généralement sont identifiées comme ayant de nombreuses similitudes avec des sources variées.

Ainsi, si vous préférez séparer votre production de ses annexes, joignez les différents fichiers à 1 SEUL e-mail. De cette manière vous avez l'assurance que votre travail rédactionnel et vos annexes seront listés et visualisés côte à côte par votre examinateur/correcteur dans la plateforme URKUND. Il n'y a rien de pire que des annexes perdues au milieu de 50 documents appartenant à d'autres étudiants.
C'est encore mieux si vous zippez vos documents avant de les joindre à votre e-mail. Cela permet à votre correcteur de ne recevoir qu'un seul email consolidant les analyses de tous vos documents.

Donc rappelez-vous,

1 seule dépose (1 e-mail) comportant tous vos documents (travail + annexes),
zippés si possible

10-
Quand vais-je recevoir l'e-mail confirmant la correcte prise en compte de mon/mes document(s) ?

Après la soumission de vos documents, vous recevrez un e-mail de confirmation pour chacun d'entre eux. Cet e-mail vous est normalement envoyé immédiatement, vous devriez donc le recevoir dans les minutes consécutives à votre envoi. Cependant, depuis l'automne 2009, du fait de l'accroissement du nombre de déposes quotidiennes, le délai minimum et raisonnable de la réception d'un accusé de réception observé est de 45 minutes.

- Assurez-vous que votre messagerie n'ait pas classé le message comme spam ou que votre antivirus n'ait pas bloqué la réception du message etc.

- Enfin, attendez plusieurs heures (au minimum une demi-journée) avant d'alerter votre examinateur/correcteur ou votre administration de la non-réception de l'e-mail de confirmation.

Nous vous conseillons donc de prendre vos dispositions pour ne pas soumettre vos documents le jour de l'échéance prévue par votre examinateur/correcteur ou du moins à la dernière minute. Vous vous soumettrez à plus d'appréhension et de stress au cours de cette soumission tardive, particulièrement si l'e-mail de confirmation tarde à être réceptionné par votre messagerie.

Il n'est d'ailleurs pas conseillé d'alerter ou de solliciter votre examinateur/correcteur ou votre administration à quelques heures de votre deadline pour un problème de soumission de document et en particulier d'un retard de la réception de votre accusé de réception.

11-
Combien de confirmations vais-je recevoir ?

Vous recevrez autant d'e-mail de confirmation que de documents soumis. Ainsi, si vous avez attaché 3 documents à un e-mail de soumission, vous recevrez 3 confirmations.

Il se peut que vous receviez plusieurs notifications, notamment des messages vous informant de l'incompatibilité des certains documents joints. Il s'agit très généralement de documents n'ayant aucun rapport avec les travaux que vous avez déposés.
Nous vous invitons à bien prendre connaissance du nom du document mentionné. S'il s'agit d'une image du type "logo.gif", "orange.gif", très certainement le corps de votre e-mail avait un logo en signature ou une image invisible (pour les statistiques de certains webmail) qui sont autant de fichiers joints à votre e-mail qu'Urkund ne peut traiter.
Pour chacun de ces documents joints, un e-mail notifiant leur incompatibilité avec le système vous est envoyé. Si vous êtes certains que ces notifications ne concernent pas un de vos documents, supprimez ces notifications.

Plus rarement vous pouvez recevoir un très grand nombre de ces notifications (20 ou plus). C'est généralement le cas lorsque votre messagerie est contaminée par un virus, un trojan ou un cheval de troye qui utilise votre messagerie pour se diffuser auprès de vos destinataires.
Encore une fois, si vous êtes certains que ces notifications ne concernent pas un de vos documents récemment déposés, supprimez ces notifications.
Pensez aussi à éliminer le virus de votre messagerie et de votre PC.

12-
Doit-on conserver les confirmations et si oui, combien de temps ?

Il est très fortement conseillé de conserver chacune des confirmations reçues qui feront office d'accusé de réception. Ces accusés de réception vous permettront de vous justifier lors de tout litige avec votre établissement. L'information la plus importante étant le numéro de document qui se présente sous la forme suivante « DXXXXXXX ».

Prenez garde et prenez vos dispositions si vous recevez vos confirmations dans une messagerie temporaire, par exemple, une messagerie professionnelle de votre lieu de stage à laquelle vous n'aurez peut être plus accès au moment de vous justifier.

Conservez ces accusés de réception jusqu'à la fin de votre année universitaire ou du moins jusqu'à ce que vous soyez assuré de votre notation finale. Les litiges sont extrêmement rares mais lorsqu'ils surviennent mieux vaut pour vous que vous puissiez vous justifier.

N'oubliez pas d'imprimer votre accusé de réception si votre établissement vous l'a demandé et de le joindre à votre copie papier lors de la remise finale ou de le présenter lors de votre soutenance.

13-
Puis-je modifier la langue des communications qui me sont envoyées par Urkund ?

Oui, chaque déposant peut choisir la langue dans laquelle il recevra les communications envoyées par le système. Ce choix est totalement indépendant de la langue utilisée par son correcteur ou par son établissement.

Pour chaque nouvelle messagerie utilisée pour la dépose de documents, le déposant devra faire une nouvelle sélection pour obtenir la langue désirée. La langue par défault est toujours celle utilisée par son propre établissement.

La sélection ou la modification de la langue se fait depuis le lien proposé dans chaque accusé de réception. Cette sélection n'est possible qu'après une première dépose de document et la réception d'un premier accusé de réception.

Urkund se développe chaque jour et vous propose actuellement (06/2009) 11 langues (norvégien, suédois, finlandais, danois, anglais, allemand, français, portugais, espagnol, italien, russe).

14-
Pourquoi renseigner son nom et prénom après une première soumission pour chacune des messageries utilisées ?

Après la dépose de vos documents par e-mail, votre examinateur/correcteur ne reçoit que peu ou pas d'information concernant l'identité du déposant.

Si votre e-mail est du type ft2344@yahoo.com ou ot2000@free.fr, et que votre document porte le nom de mémoire-ing2-final.docx, votre examinateur/correcteur et Urkund auront du mal à vous identifier comme en étant l'auteur du premier coup d'oeil (Bien qu'il soit toujours possible d'ouvrir le document).

Pour simplifier la tache de votre examinateur/correcteur, nous vous demandons de renseigner vos nom et prénom (les 2 autres champs étant facultatifs).

D'autre part, depuis cette même page où vous renseignez vos coordonnées, vous avez la possibilité de modifier la langue dans laquelle les prochaines communicartions vous serons envoyées.

15-
Mes documents peuvent-ils comporter des images et des tableaux ?

Vos documents peuvent être composés d'images et de tableaux sans que cela ne pose problème.

16-
Y-a-t'il une taille limite pour chaque document ?

La taille de chacun de vos documents ne doit pas dépasser 30 Mo. Au delà de 30 Mo, vous devez en avertir votre examinateur/correcteur qui se chargera de nous informer et nous remettre votre document. Nous le déposerons un serveur particulier pour éviter d'affecter le bon déroulement des autres analyses en cours. Aucun document dépassant 100 Mo sera accepté.

Conservez à l'esprit que votre dépose est limitée par votre propre messagerie électronique. Certaines vous limiteront à 20 Mo (gmail.com), d'autres à 5 Mo et même à seulement 2 Mo.

Si vous avez plusieurs documents à soumettre en un seul e-mail, pensez à vérifier les possibilités de votre messagerie électronique.

17-
Quels sont les formats de documents acceptés par Urkund ?

.doc, .docx, .odt, .sxw, .txt, .ppt, .pps, .xls, .xlsx, .ods, .odf, .rtf, .pdf (généré par Adobe Acrobat), .pdf (généré par LateX), .html, .htm, .sxd, .odp, , ainsi qu'une vingtaine d'autres formats plus spécifiques.

De nombreux logiciels open source ou gratuits proposent la création de document PDF. Cependant ces documents PDF ne suivent que rarement toutes les spécifications d'Adobe auxquelles Urkund se réfère pour extraire et convertir le contenu des documents déposés.
Pour éviter ces problèmes d'extraction et de conversion, n'utilisez pas ces logiciels (Liste non exhaustive : PDF Creator, Quartz PDFContext pour Mac OS, Ghostscript ...)

18-
Puis-je disposer de mon droit d'auteur ? Puis-je rendre le contenu de mon document confidentiel ?

Vous êtes responsable de vos droits d'auteur. Lors de la dépose, un accusé de réception vous notifie que vos documents ont bien été pris en compte. Cet accusé de réception comporte une option vous permettant de rendre confidentiel le contenu de votre document (opt-out). Une fois le contenu du document rendu confidentiel, plus personne ne peut ni le visualiser ni le télécharger, à l'exception de votre correcteur.

Lorsque vous cliquez sur le lien proposé, une page de confirmation apparait avec le texte suivant:
"The document XXXXXX has been removed from the index"

Si vous cliquez une seconde fois sur le lien, le contenu de votre document n'est plus confidentiel et une page apparait avec le texte suivant :
"The document XXXXXX has been returned to the index."

Assurez vous donc que votre document "has been removed" afin qu'il soit totallement confidentiel.

Notez que le document reste physiquement sur les serveurs d'Urkund et continuera d'être comparé aux nouvelles déposes. Rendre confidentiel votre document ne le soustrait aucunement aux futures comparaisons avec les nouveaux documents déposés.

19-
Je souhaite que mon document soit supprimé physiquement des serveurs d'Urkund ?
Quel est mon droit s'agissant de la suppression de mon document ?

Ne confondez pas "confidentialité" et "suppression".
Si votre document doit rester confidentiel, lisez la Question/Réponse nº18.

La suppression physique d'un document est un fait très rare.

Vous êtes en droit de demander la suppression physique de votre document à notre service support. Cependant, nous ne supprimons aucun document sans accord formel de votre responsable pédagogique.

Les documents déposés constituent une archive pour votre établissement. Cet archivage assure une protection contre le plagiat pour les documents déposés, assure aussi à votre établissement qu'aucun des documents ne pourra plus être échangé, utilisé incorrectement ou acheté sur des sites de triche par de futur étudiants.
Nous ne pouvons donc supprimer aucun document à l'insu de votre établissement et de votre responsable pédagogique. Pour cette raison nous devons obtenir leur accord avant toute intervention sur votre document.

Pour que votre demande aboutisse, faite part de votre demande à notre équipe support en précisant la référence de votre document ainsi que votre responsable pédagogique, votre tuteur de mémoire ou responsable de stage.
Vous informerez vous-même ce dernier en mettant en copie (CC) notre équipe ou vous nous demanderez le prendre directement contact à lui. Une fois obtenue la validation, l'équipe support fera une demande de suppression physique du document au service technique suédois. Le délai de suppression peut prendre plusieurs jours. Un certificat de suppression physique du document sera signé par un représentant Urkund et vous sera remis par e-mail.

20-
Quand vais-je recevoir les résultats d'analyse de mes documents ?

Vous ne connaitrez peut être jamais le résultat d'analyse de vos documents et nous vous le souhaitons. Urkund ne transmet pas les résultats d'analyse aux auteurs directement mais aux correcteurs qui sont vos responsables pédagogiques.

Votre correcteur s'adressera à vous personnellement uniquement si les résultats de l'analyse révèlent des similarités susceptibles d'être considérées comme du plagiat avéré. C'est votre correcteur qui prendra la responsabilité de déterminer si il y a effectivement lieu de s'inquiéter pour la qualité de vos écrits et pour leur authenticité.

Chaque établissement met en place des procédures spécifiques qui peuvent variées significativement. Nous vous invitons à vous renseigner auprès de votre responsable de formation pour connaitre les procédures en vigueur au sein de votre établissement.